Geschäftleitung Top Thema 2026: Entgelttransparenz

Viele Geschäftsleitungen haben beim Stichwort „Entgelttransparenz“ noch den Eindruck: „Das kennen wir doch schon – und in der Praxis ist bislang wenig passiert.“ Genau dieser Reflex wird nun zum Risiko. Denn die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 macht Vergütung zu einem aufsichts- und haftungsrelevanten Thema – mit Auskunfts- und Berichtspflichten, klaren Fristen, wirksamen Durchsetzungsmechanismen und einer Bestätigung der Angaben durch das Management.

Wer bis dahin keine objektiv begründbare, geschlechtsneutrale Systematik für Stellenwertigkeit, Gehaltsfindung und Pay-Gap-Erklärbarkeit aufgebaut hat, riskiert echte Steuerungs- und Kostenprobleme – nicht erst „irgendwann“, sondern sehr konkret ab 2026/2027.

Status quo und typische Lücken in der Entgelttransparenz

Deutschland hat seit 2017 mit dem Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) einen gesetzlichen Rahmen für Entgelttransparenz. Der individuelle Auskunftsanspruch galt jedoch nur für größere Betriebe (ab mehr als 200 Beschäftigten) und wurde in der Praxis insgesamt vergleichsweise selten in Anspruch genommen. In vielen Unternehmen wurden Vergütungsstrukturen daher eher schrittweise weiterentwickelt als grundsätzlich systematisiert.

Bislang war das Thema Vergütung in vielen Unternehmen gut steuerbar und wurde überwiegend als Aufgabe des Personalbereichs organisiert. Entsprechend wurden in der Praxis häufig nicht alle Bausteine aufgebaut, die für eine durchgehend rechtssichere und nachweisfähige Vergütungssystematik erforderlich sind, zum Beispiel:

• eine klare Stellen- und Jobstruktur zur konsistenten Bildung von Vergleichsgruppen,

• transparent definierte und dokumentierte Kriterien der Entgeltfindung (z. B. Einstufung, Gehaltsbänder, Entwicklungslogik),

• eine nachvollziehbare Begründungslogik für Entgeltunterschiede, die auch im Auskunfts- oder Streitfall belastbar ist.

Was sich jetzt ändert – und warum das ein Wendepunkt ist

Die EU-Richtlinie muss bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden. Damit gehen verbindliche Anforderungen einher, deren Umsetzung in der Praxis weniger an der Rechtsauslegung als an der operativen Umsetzung hängt. Entscheidend sind dabei vor allem belastbare Daten, strukturierte Prozesse, eine klare Steuerung mit definierten Verantwortlichkeiten und eine nachvollziehbare Dokumentation.

1) Auskunftsrechte mit Frist: 2 Monate

Mitarbeitende können Informationen zu ihrem Entgelt und zu durchschnittlichen Entgelten nach Geschlecht in der Vergleichsgruppe verlangen – und Unternehmen müssen spätestens innerhalb von 2 Monaten antworten. Dafür ist ein klar definierter Prozess zur Bearbeitung und Beantwortung von Auskunftsanfragen erforderlich.

2) Berichtspflichten nach Unternehmensgröße

• ≥250 Beschäftigte: Bericht bis 7. Juni 2027, danach jährlich

• 150–249 Beschäftigte: Bericht bis 7. Juni 2027, danach alle 3 Jahre

• 100–149 Beschäftigte: Bericht bis 7. Juni 2031, danach alle 3 Jahre

Wichtig ist: Die Richtlinie verankert das Thema ausdrücklich auf Leitungsebene. Die Richtigkeit der Angaben ist durch die Unternehmensleitung zu bestätigen – nach vorheriger Konsultation der Arbeitnehmervertretung. Zudem erhält die Arbeitnehmervertretung Einblick in die angewandten Methoden und Vorgehensweisen.

3) 5%-Schwelle und gemeinsame Entgeltbewertung

Wenn die Berichterstattung in irgendeiner Kategorie ein durchschnittliches Entgeltgefälle von mindestens 5 % zeigt, nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien begründbar ist und nicht innerhalb von sechs Monaten nach Abgabe des Berichts behoben wird, droht die gemeinsame Entgeltbewertung (Joint Pay Assessment) mit Arbeitnehmervertretung.

4) Durchsetzung mit echtem finanziellen Risiko

• Umfassende Entschädigung und Nachzahlung ohne Obergrenze (einschließlich rückwirkender Zahlungen, variabler Vergütungsbestandteile, Sachleistungen, immaterieller Schäden und Zinsen)

• Verschiebung der Beweislast zulasten des Arbeitgebers, insbesondere wenn Transparenz- und Auskunftspflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt wurden

• Sanktionen und Bußgelder (national auszugestalten und wirksam, verhältnismäßig sowie abschreckend) sowie mögliche Nachteile bei Vergabeverfahren, insbesondere im Kontext öffentlicher Aufträge

Die CEO/CHRO-Leitfrage

Wie stellen wir sicher, dass wir richtlinienkonform berichten und Auskunft erteilen –ohne Kostenexplosion durch Fehlsteuerung, ohne Kontrollverlust in der Vergütungssystematik (inkl. Joint Assessments), und ohne persönliches Haftungsrisiko für die Geschäftsleitung?

Was jetzt aufzubauen ist: Von der Bewertung bis zur Berichterstattung

Erfolgreiche Umsetzung ist keine einzelne Maßnahme, sondern eine Kette, die ineinandergreift:

A) Stellenwertigkeit & Vergleichsgruppen belastbar machen

Das Ziel ist „gleichwertige Arbeit“ objektiv zu definieren, damit Vergleichsgruppen korrekt sind und Diskussionen mit Arbeitnehmervertretungen methodisch geführt werden können.

Zentrale Bausteine, um Vergleichbarkeit und Nachweisfähigkeit sauber herzustellen:

• geschlechtsneutrale Stellenbewertung bzw. Arbeitsbewertung

• klare Stellen- und Jobstruktur mit konsistenter Kategorisierung

• dokumentierte Bewertungskriterien (z. B. Qualifikation, Aufwand, Verantwortung, Arbeitsbedingungen)

B) Pflichtkennzahlen liefern – und gleichzeitig bereinigt erklären können

Das Ziel in diesem Schritt ist die gesetzlichen Berichtspflichten verlässlich zu erfüllen und gleichzeitig zu verhindern, dass das Gehaltsbudget durch Fehlsteuerung unnötig belastet wird.

Dafür sind insbesondere diese Bausteine erforderlich:

• Ermittlung der vorgeschriebenen Kennzahlen, zum Beispiel Durchschnitt und Median, variable Vergütungsbestandteile, Verteilung nach Quartilen sowie Auswertungen nach Kategorien.

• Aufbau eines bereinigten Analyse- und Erklärungsmodells (z. B. mithilfe statistischer Verfahren), um objektive und geschlechtsneutrale Einflussfaktoren nachvollziehbar zu dokumentieren.

Der konkrete Nutzen daraus ist:

• Auskunftsanfragen können konsistent, nachvollziehbar und belastbar beantwortet werden.

• Korrekturmaßnahmen lassen sich gezielt dort ansetzen, wo tatsächlich Handlungsbedarf besteht, statt pauschaler Anpassungen.

• Im Streit über eine mögliche Entgeltdiskriminierung müssen Arbeitgeber nach der Richtlinie nachweisen, dass keine unmittelbare oder mittelbare Entgeltdiskriminierung vorliegt – umso wichtiger ist eine vollständig dokumentierte, geschlechtsneutrale Begründung für Entgeltunterschiede.

C) Abbau von Entgeltlücken ohne unkontrollierte Mehrkosten

Hier ist das Ziel Entgeltlücken wirksam zu schließen, ohne unkontrollierte Mehrkosten auszulösen, und dabei belastbare Entscheidungsgrundlagen für Geschäftsführung und Finanzbereich bereitzustellen.

Dafür braucht es vor allem diese Bausteine:

• Ein strukturiertes Maßnahmenportfolio, das je nach Ursache passende Instrumente vorsieht, etwa Anpassungen im Einzelfall oder für Gruppen, Korrekturen von Gehaltsbändern und Vergütungsstrukturen sowie klare Regeln für Einstiegsgehälter, Entwicklungsschritte und variable Vergütung.

• Kostenprognosen und Szenarioanalysen, damit Entscheidungen auf Transparenz und nachvollziehbaren Auswirkungen beruhen – und nicht unter Zeitdruck ohne belastbare Kostensicht getroffen werden.

D) Prozesse und Steuerung: Auskunft, Berichterstattung, Umgang mit Schwellenwerten und Bestätigung der Angaben

In diesem Schritt geht es darum, alle gesetzlichen Fristen zuverlässig einzuhalten, inhaltlich konsistente Antworten und Berichte sicherzustellen und unnötige Eskalationen gegenüber Beschäftigten, Arbeitnehmervertretung oder Behörden zu vermeiden.

Wesentlich dafür sind insbesondere folgende Bausteine:

• Ein durchgängiger Auskunftsprozess von der Anfrage bis zur Antwort, einschließlich geregeltem Datenzugriff, klaren Freigaben, abgestimmten Textvorlagen und einer verlässlichen Fristenüberwachung.

• Ein belastbarer Berichterstattungsprozess, der die Datenaufbereitung, Plausibilitätsprüfungen und die vollständige Dokumentation der angewandten Methoden umfasst.

• Eine frühzeitige und strukturierte Einbindung der Arbeitnehmervertretung, weil sie im Fall einer verpflichtenden gemeinsamen Entgeltbewertung zwingend beteiligt ist und zugleich Einblick in Methodik und Vorgehen erhält.

• Ein klar organisiertes Zusammenspiel der beteiligten Funktionen, insbesondere Personal/Vergütung, Recht, Finanzen, Daten/IT sowie Mitarbeiter- und Mitbestimmungsbeziehungen, damit Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Freigaben eindeutig geregelt sind.

E) Vertrauen aufbauen (intern und extern)

In diesem Schritt geht es darum: Reputationsrisiken zu reduzieren, Fehlinterpretationen oder ein dauerhaftes Unfairness-Narrativ zu vermeiden und die Arbeitgeberattraktivität langfristig zu stärken.

• eine transparente und nachvollziehbar begründete Vergütungssystematik, die Unterschiede sachlich erklären kann,

• eine konsistente interne und externe Kommunikation, damit Informationen einheitlich, verständlich und anschlussfähig vermittelt werden,

• optional ein externes Gütesiegel oder eine Zertifizierung, die als glaubwürdiges Signal dient und Vertrauen zusätzlich absichert.

Was das in der Praxis bedeutet: Kein reines Berichtswesen, sondern nachhaltige Systemreife

Die Richtlinie verändert den Rahmen, in dem Vergütung künftig gesteuert und begründet werden muss:

• Transparenz wird durchsetzbar, insbesondere durch Auskunftsrechte mit einer Frist von zwei Monaten.

• Berichtspflichten werden überprüfbar, einschließlich Einblick in die zugrunde liegende Methodik.

• Abweichungen können formale Folgeschritte auslösen, etwa bei Erreichen des Schwellenwerts von 5% mit der Möglichkeit einer gemeinsamen Entgeltbewertung.

• Die finanzielle Exponierung steigt, da Nachzahlungen und Entschädigungen ohne Obergrenze sowie Sanktionen vorgesehen sind und Beweislastfragen eine größere Rolle spielen.

• Die Verantwortung der Unternehmensleitung wird stärker sichtbar, weil die Richtigkeit der Angaben zu bestätigen ist.

Daraus folgt: Eine belastbare Umsetzung erfordert Vorarbeit in Daten, Systematik, Prozessen und Dokumentation. Wer frühzeitig beginnt, schafft mehr Handlungsspielraum und kann Maßnahmen geordnet und kostenbewusst umsetzen.

Mini-Check: Woran Sie in 15 Minuten erkennen, ob Handlungsbedarf besteht

Wenn Sie eine dieser Fragen nicht sicher mit „Ja“ beantworten können, ist das ein klares Signal:

1. Haben wir eine geschlechtsneutrale, dokumentierte Stellenwertigkeitslogik, die Vergleichsgruppen trägt?

2. Können wir Pflichtkennzahlen konsistent, reproduzierbar und erklärbar erzeugen?

3. Können wir bereinigt erklären, warum Unterschiede entstehen – und welche nicht objektiv begründbar sind?

4. Gibt es einen Auskunftsprozess, der binnen 2 Monaten rechtssicher antwortet (inkl. Freigaben/Kommunikation)?

5. Gibt es eine klare Steuerung mit definierten Verantwortlichkeiten für den 5%-Schwellenwert und notwendige Korrekturmaßnahmen – einschließlich Kosten- und Budgetszenarien?

Fazit: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, bevor es teuer wird

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bewirkt vor allem eines: Sie stärkt Durchsetzung und Verbindlichkeit der Anforderungen deutlich. Wer frühzeitig eine objektive, geschlechtsneutrale Vergütungssystematik sowie belastbare Prozesse etabliert, erreicht zwei zentrale Ziele: rechtliche und organisatorische Sicherheit – und eine bessere, nachvollziehbare Steuerung der Vergütung.

Quelle:

• https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32023L0970