Entgelttransparenz 2026: Chancen, Risiken, Umsetzung in der Praxis

Bis vor Kurzem wurde Entgelttransparenz in vielen Unternehmen primär in HR verortet - mit begrenzter Priorität auf Geschäftsleitungsebene. Das ändert sich gerade fundamental: Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU-Richtlinie 2023/970) muss bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden. Damit wird das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle berichtspflichtig und geschlechtsbedingte Entgeltnachteile werden schadensersatzpflichtig – mit realem Kostenrisiko, weitreichenden Auskunfts- und Nachweispflichten und spürbaren Effekten auf Reputation und Recruiting. Gender Pay Gaps müssen beseitigt werden und die Vergütungssystematik muss objektiv und geschlechtsneutral gestaltet werden.

Was sich ab 2026 ändert: Sieben zentrale Neuerungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie

Die EU-Richtlinie macht transparente und geschlechtergerechte Vergütung zur Pflicht: Sie verlangt mehr Information vor der Beschäftigung (z. B. Gehaltsspannen), eine dokumentierte Vergütungslogik mit objektiven geschlechtsneutralen Kriterien. Zudem sieht sie – je nach Unternehmensgröße – regelmäßige Berichts- und Nachweispflichten vor. Dabei ist die Geschäftsleitung für die Richtigkeit der Angaben zeichnungsverantwortlich. Eine Übersicht:

1) Transparenz vor der Beschäftigung

Bewerbende haben Anspruch auf Information über Startgehalt oder Gehaltsspanne – und zwar so, dass eine informierte Gehaltsverhandlung möglich ist (z. B. in der Ausschreibung oder vor dem Bewerbungsgespräch). Zudem dürfen Arbeitgeber Bewerbende nicht nach der Entgeltentwicklung in aktuellen oder früheren Beschäftigungen fragen.

2) Transparenz der Entgeltfestlegung und -entwicklung

Arbeitgeber müssen die Regeln, nach denen Vergütung, Gehaltshöhe und Gehaltsentwicklung festgelegt werden, in geeigneter Form zugänglich machen. Die Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral ausgestaltet sein.

3) Auskunftsrecht mit festen Antwortfristen

Die Richtlinie stärkt die Auskunftsrechte von Beschäftigten: Sie können Informationen zur eigenen Vergütung und zu geschlechtsspezifischen Durchschnittswerten verlangen, für die Arbeitnehmergruppe von gleichwertiger Arbeit, der sie angehören. Zugleich sind Arbeitgeber verpflichtet, die Belegschaft jährlich über ihr Auskunftsrecht zu informieren. Für die Beantwortung von Auskunftsanfragen gilt eine Frist von maximal zwei Monaten.

4) Recht auf Schadensersatz bei Beweislastumkehr

Liegt eine geschlechtsspezifische Entgeltdiskriminierung vor, so hat die betroffene Person Recht auf Schadensersatz. Dieser ist in der Höhe unbegrenzt und über die gesamte Zeitspanne des Bestehens zu leisten. In Streitfällen wird die Beweislast zulasten des Arbeitgebers verschoben. Dieser muss belegen, dass das Entgelt nach objektiven geschlechtsneutralen Kriterien zustande kam.

Verbände, Gleichstellungsstellen, Gewerkschaften und andere berechtigte Organisationen können die Arbeitnehmer bei vermuteten Verstößen gegen das Gebot des gleichen Entgelts bei Verwaltungs- und Gerichtsverfahren unterstützen oder vertreten.

Somit kommen auf Unternehmen erhebliche Risiken in Form von Verfahrenskosten, Ausgleichszahlungen und Gehaltsanpassungen zu.

5) Gemeinsame Entgeltbewertung - Folge einer 5%-Abweichung

Die Richtlinie sieht eine gemeinsame Entgeltbewertung unter folgenden Bedingungen vor:

• Es besteht ein eine geschlechtsspezifische Entgeltlücke größer fünf Prozent in auch nur einer einzigen Arbeitnehmergruppe.

• Die Entgeltlücke kann nicht anhand objektiver geschlechtsneutraler Kriterien begründet werden. Hinweis: Die Begründung kann auch anhand regressionsanalytischer Bereinigung des Gender-Pay-Gaps erbracht werden.

• Eine auch nach Begründung verbleibende Entgeltlücke größer 5% wird nicht innerhalb von 6 Monaten beseitigt

Mit „Arbeitnehmergruppe“ sind Gruppen von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten gemeint. Die Wertigkeit der Arbeit ist anhand objektiver geschlechtsneutraler Bewertungskriterien zu ermitteln. Letztlich erfordert die Richtlinie damit eine analytisch Stellenbewertung. Näherungsverfahren wie summarische Bewertung oder Slotting sind nicht zulässig. Die Bildung richtlinienkonformer Arbeitnehmergruppen ist dabei notwendige Voraussetzung zur Erfüllung nahezu aller Anforderungen der Richtlinie wie z.B. der Transparenz-, Auskunfts- und Berichtspflichten.

Mit der gemeinsamen Entgeltbewertung verliert das Unternehmen die Kontrolle über sein Vergütungssystem. Dieser Mechanismus verpflichtet Unternehmen dazu, gemeinsam mit Arbeitnehmervertretern die Stellen zu bewerten und die Vergütungssystematik zu überarbeiten.

6) Berichtspflichten:

Die Richtlinie verpflichtet zur regelmäßigen Berichterstattung über das Gender Pay Gap. Dafür sind bestimmte Kennzahlen verbindlich zu ermitteln. Berichtet werden dabei nicht nur geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede bei der Gesamtvergütung, sondern auch bei der Grundvergütung sowie ergänzenden und variablen Vergütungsbestandteilen.

Wichtig für die Planung - ab wann müssen Unternehmen berichten:

• ≥ 250 Mitarbeitende: erster Bericht bis 7. Juni 2027, danach jährlich

• 150–249 Mitarbeitende: erster Bericht bis 7. Juni 2027, danach alle drei Jahre

• 100–149 Mitarbeitende: erster Bericht bis 7. Juni 2031, danach alle drei Jahre

Die Berichtspflichten umfassen nicht nur das Gender Pay Gap in Prozentwerten sondern auch Kennwerte zur Verteilung der Geschlechter in den Entgeltquartilen und beim Bezug von ergänzenden oder variablen Entgeltbestandteilen.

7) Sanktionen

Die Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten, in der nationalen Umsetzung ein wirksames Sanktionssystem vorzusehen, das Verstöße gegen Transparenz-, Auskunfts- und Berichtspflichten spürbar ahndet und dabei zugleich verhältnismäßig ausgestaltet ist.

Die Sanktionen umfassen Geldbußen oder den Ausschluss von öffentlichen Aufträgen. Die Höhe der Geldbußen soll sich am Bruttojahresumsatz oder der Jahresentgeltsumme des Unternehmens orientieren. Bei wiederholter Verletzung der Pflichten sind verstärkte Sanktionen vorzusehen.

Entgelttransparenz operativ umsetzen: 6 Bausteine für eine gelungene Vorbereitung

1) Stellen bewerten und Arbeitnehmergruppen bilden

Die Richtlinie knüpft konsequent an das Prinzip „gleiche oder gleichwertige Arbeit“ an. Damit werden zwei Grundlagen zwingend: eine objektive Stellenbewertung und die darauf aufbauende Bildung richtlinienkonformer Arbeitnehmergruppen. Arbeitnehmergruppen sind dabei Gruppen von Beschäftigten, deren Tätigkeiten anhand geschlechtsneutraler Kriterien als gleich oder gleichwertig eingestuft werden.

Praktisch bedeutet das: Rollen müssen nachvollziehbar beschrieben und anhand einheitlicher Bewertungsfaktoren (z. B. Wissen/Kompetenz, Verantwortung, Anforderungen, Arbeitsbedingungen) vergleichbar gemacht werden. Auf dieser Basis werden Arbeitnehmergruppen stabil und prüffähig gebildet – als Voraussetzung für Auskunftsrechte, Berichte und die Bewertung von 5%-Abweichungen.

Ohne belastbare Stellenbewertung entsteht in der Umsetzung ein doppeltes Risiko: Auskünfte und Berichte werden angreifbar, und bei Auffälligkeiten fehlt eine objektive Grundlage, um Entgeltunterschiede sachlich zu erklären.

Die Stellenbewertung ist notwendige Vorraussetzung zur Bildung der Arbeitnehmergruppen die gleichwertige Arbeit verrichten. Und diese sind wiederum unabdingbare Grundlage zur Erfüllung des Auskunftsrechts und für die Erstellung der Berichte zum Geschlechterentgeltgefälle.

2) Datenbasis mit Zeitscheiben aufbauen

Für Entgelttransparenz braucht es eine verlässliche und konsistente Datenbasis. Sinnvoll ist ein zentraler Datenstand, in dem alle relevanten Informationen zusammengeführt sind – etwa Personaldaten, Funktion und Einstufung, Beschäftigungsgrad, Standort, Vergütungsbestandteile (Grundgehalt, variable Anteile, Zulagen), Eintrittsdatum sowie Veränderungen wie Beförderungen oder Rollenwechsel.

Wichtig ist außerdem die zeitliche Logik der Auswertung: Die Richtlinie verlangt einen Bericht über ein Kalenderjahr. Eine Stichtagsbetrachtung oder ein einzelner Referenzmonat reicht dafür nicht aus, weil sie Veränderungen im Jahresverlauf ausblendet und Ergebnisse verzerrt. Im Laufe eines Jahres gibt es Ein- und Austritte, Gehaltserhöhungen, Beförderungen sowie Funktions- oder Arbeitszeitwechsel.

Deshalb wird die Berechnung über Zeitscheiben („Spells“) aufgebaut: Eine Zeitscheibe ist ein Zeitraum mit unveränderten Bedingungen (Funktion/Einstufung, Arbeitszeit, Entgeltbestandteile). Jede relevante Änderung erzeugt eine neue Zeitscheibe. Damit wird der Gender Pay Gap nicht „per Stichtag“, sondern über alle vergleichbaren Zeitabschnitte des Kalenderjahres korrekt und richtlinienkonform ermittelt.

3) Gender Pay Gap bereinigen und beseitigen

Das Gender Pay Gap ist für die Gesamtorganisation und innerhalb der Arbeitnehmergruppen, die gleichwertige Arbeit verrichten zu berechnen. Dabei müssen geschlechtsbedingte Entgeltlücken objektiv begründet oder beseitiget werden.

Methodisch bewährt hat sich hierfür eine unternehmensspezifische Regressionsanalyse, die – auch unter Einbezug der Funktionsbewertung – erklärt, welcher Teil eines beobachteten Entgeltunterschieds durch geschlechtsneutrale Merkmale (z. B. Funktion/Einstufung, Arbeitszeit, relevante Erfahrung, Standort, Verantwortungsumfang, Leistungs-/Zielerreichungslogik sofern dokumentiert) begründbar ist und welcher Teil tatsächlich geschlechtsspezifisch diskriminiert. Diese Trennschärfe ist entscheidend, um Gender Pay Gaps gezielt zu beseitigen und Fehlsteuerungen durch pauschale Gehaltsanpassungen zu vermeiden.

4) Vergütungsinformationen im Recruiting standardisieren

Im Einstellungsprozess sollten frühzeitig verbindliche Standards gelten. Gehaltsbänder beziehungsweise Gehaltsspannen müssen so vorbereitet sein, dass sie in der Stellenausschreibung oder spätestens vor dem ersten Gespräch konsistent kommuniziert werden können. Zudem müssen Stellenausschreibungen und Berufsbezeichnungen geschlechtsneutral gestaltet sein. Ebenso wichtig ist ein klarer Gesprächsleitfaden: Fragen nach der bisherigen Vergütung sind zu vermeiden.

5) Vergütungskriterien transparenz machen

Die neuen Transparenzverpflichtungen führen dazu, dass Mitarbeitende Vergütungsentscheidungen stärker hinterfragen und von Ihrem Auskunftsrecht umfassend Gebrauch machen werden. Daher sollte die Organisation eine klare Kommunikationslinie etablieren, die die Vergütungsgrundsätze, die Kriterien für Einstufungen sowie die Logik von Entwicklung und Anpassungen nachvollziehbar macht. Eine rein formale Umsetzung ohne verständliche Begründung erhöht das Risiko von Fehlinterpretationen, Konflikten und Reputationsverlust.

6) Der Beweislastumkehr Rechnung tragen

Vergütungsentscheidungen brauchen eine lückenlose Dokumentation, wie sie zustandgekommen sind. Dabei muss transparent werden, dass Sie anhand objektiver geschlechtsneutraler Kriterien getroffen wurden.

Bei Ausübung des Auskunftsrechts werden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vermehrt wissen wollen, warum sie weniger verdienen als der Durchschnitt der männlichen und weiblichen Kollegen, die gleichwertige Arbeit verrichten.

Fazit und nächste Schritte

Der erste verpflichtende Bericht bezieht sich auf das vorangehende Kalenderjahr – für die erste Abgabefrist 7. Juni 2027 ist das das Kalenderjahr 2026. Das bedeutet: Die Daten- und Systematikentscheidungen, die Sie jetzt treffen, bestimmen bereits den ersten Bericht.

Für die Geschäftsführung liegt der Schwerpunkt weniger in einzelnen Detailfragen, sondern in einer robusten Gesamtarchitektur: konsistente Einstufungen, belastbare Daten, standardisierte Prozesse und eine klare Kommunikationslinie. Je früher diese Grundlagen stehen, desto einfacher werden Auskünfte, Berichterstattung und interne Abstimmung in den kommenden Jahren und so können Mehrkosten vermieden werden.

Wichtig zu wissen für alle Geschäftsführer: Ohne ein objektiv begründbares, geschlechtsneutrals Entgeltsystem drohen u.a. ungeplante Gehaltsmehrkosten, Kontrollverlust über das Vergütungssystem sowie Reputationsschäden.